Vous enregistrez votre entreprise pour la première fois? Voici ce que vous devez savoir

Qui doit enregistrer une entreprise?

Vous vous demandez si vous devez enregistrer votre entreprise? Bien que les exigences varient d’une province ou d’un territoire à l’autre, la règle générale est la suivante : vous devez enregistrer votre entreprise si vous exercez vos activités sous un nom qui n’est pas votre nom légal. Cela s’applique aux entreprises individuelles qui exercent leurs activités sous une dénomination commerciale, aux sociétés de personnes (à moins que le nom comprenne uniquement les noms légaux des associés), aux sociétés de capitaux et aux autres types d’entreprises.

De plus, si vos revenus imposables dépassent 30 000 $ au cours de quatre trimestres civils consécutifs, vous êtes généralement tenu de vous inscrire à la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) auprès de l’ARC. En dessous de ce montant, vous êtes habituellement considéré comme un petit fournisseur et l’enregistrement n’est généralement pas nécessaire. Il s’agit d’une procédure totalement distincte de l’enregistrement du nom de votre entreprise auprès du gouvernement.

Les organismes de bienfaisance sont toujours tenus de s’enregistrer auprès de l’ARC pour obtenir le statut officiel d’organisme de bienfaisance et délivrer des reçus de dons, mais les règles applicables aux autres organismes sans but lucratif sont quelque peu différentes. Aux fins de la TPS/TVH, de nombreux organismes à but non lucratif sont considérés comme des organismes de services publics par le gouvernement. Cela signifie qu’ils sont généralement considérés comme de petits fournisseurs, à moins que leurs revenus imposables ne dépassent 50 000 $ au cours de quatre trimestres consécutifs. Ainsi, en dessous de ce seuil, ils ne sont généralement pas tenus de s’enregistrer.

Une fois encore, il est important de souligner que l’enregistrement de votre entreprise auprès du gouvernement et de l’ARC constitue deux processus distincts qui sont souvent nécessaires l’un et l’autre. N’oubliez pas non plus qu’il s’agit de lignes directrices générales, car les exigences en matière d’enregistrement sont différentes d’une province et d’un territoire à l’autre, ainsi qu’au niveau fédéral.

Avantages de l’enregistrement d’une entreprise

Même si ce n’est pas une obligation légale pour votre entreprise dans l’immédiat, prendre le temps et faire l’effort de s’enregistrer est une bonne idée pour plusieurs raisons. Examinons-les.

Protection juridique

L’enregistrement du nom de votre entreprise auprès du gouvernement de votre province ou de votre territoire contribue à vous protéger en créant un enregistrement officiel de votre entreprise et en établissant votre droit légal d’exercer vos activités sous ce nom. Il empêche également d’autres personnes de l’utiliser au sein du même territoire.

Si vous envisagez d’embaucher du personnel ou d’ouvrir des locaux en dehors de votre domicile (comme un bureau, un espace de vente au détail ou une usine), l’enregistrement de votre entreprise auprès du gouvernement et de l’ARC est aussi généralement nécessaire pour respecter les lois locales et obtenir les permis requis.

Avantages fiscaux et exigences

L’enregistrement d’une entreprise auprès de l’ARC est souvent une étape nécessaire qui s’accompagne également de plusieurs avantages fiscaux. Lorsque vous vous enregistrez, vous recevez un numéro d’entreprise que vous pouvez utiliser pour accéder à des comptes de taxes essentiels, y compris ceux concernant :

• La TPS/TVH
• La gestion de la paie
• L’impôt des sociétés
• Les activités d’import/export

Si votre organisation est à but lucratif et génère des recettes de plus de 30 000 $ au cours de quatre trimestres civils consécutifs, cette procédure est requise par la loi. Toutefois, cela permet aussi à votre entreprise de réclamer des frais et des déductions qui peuvent réduire votre impôt sur le revenu global. De plus, cela simplifie la gestion et la conformité fiscales et les rend plus efficaces.

Accès à du financement

Qu’il s’agisse d’acheter des fournitures et des stocks ou d’investir dans la croissance, les nouvelles entreprises ont généralement besoin d’une forme quelconque de financement.

Pour être admissible à des subventions et des crédits d’impôt du gouvernement, vous devez habituellement obtenir un numéro d’entreprise auprès de l’ARC afin de pouvoir demander une aide fédérale, provinciale/territoriale ou municipale.

Il en va de même pour les banques et les prêteurs qui exigent généralement que vous soyez enregistré avant de vous donner accès aux produits bancaires dont vous pourriez avoir besoin pour exploiter votre entreprise. Les exemples incluent les comptes bancaires d’entreprise, les prêts, les marges de crédit et les cartes de crédit pour entreprise.

Rabais pour les entreprises

Lorsque vous dirigez votre propre entreprise, chaque dollar compte! De nombreux fournisseurs proposent des rabais ou des prix préférentiels sur leurs biens et services aux entreprises enregistrées. Une fois que vous aurez fourni la preuve de votre enregistrement, vous pourrez peut-être bénéficier de rabais sur tout, depuis les fournitures de bureau jusqu’aux hôtels et aux voyages.

Certaines banques proposent des offres spéciales pour les comptes bancaires d’entreprise, ainsi que des offres de partenaires.

Évolutivité

Vous voulez que votre entreprise se développe, n’est-ce pas? L’enregistrement de votre entreprise le plus tôt possible vous aide à atteindre cet objectif en posant les bases juridiques nécessaires à des étapes clés telles que l’embauche de personnel et la gestion de la paie. De plus, le fait d’être enregistré vous permet de mieux vous positionner pour obtenir des contrats plus importants et de vous adapter plus facilement à mesure que vos activités évoluent.

Établir votre crédibilité

Enfin, l’enregistrement de votre entreprise contribue à établir votre présence en tant qu’entreprise légitime et professionnelle aux yeux des clients, des fournisseurs et des partenaires. Vous pouvez ainsi susciter la confiance et encourager les autres à faire des affaires avec vous. Cela est particulièrement important pour les nouvelles entreprises qui cherchent à se forger une réputation et à être compétitives.

Exigences pour l’enregistrement d’une entreprise

Maintenant que vous savez pourquoi vous devez enregistrer une entreprise, voyons comment il vous faut procéder. Comme indiqué précédemment, les exigences varient en fonction de la province ou du territoire où vous vivez. Cela dit, un certain nombre d’exigences sont identiques d’un bout à l’autre du pays.

Voici quelques exigences communes auxquelles vous pouvez vous attendre :

Coordonnées

Vous devez fournir les coordonnées actuelles de votre entreprise, y compris un numéro de téléphone et une adresse électronique où vous et tout autre propriétaire de l’entreprise pouvez être contactés.

Nom d’entreprise

Choisir un nom d’entreprise est une étape importante de l’enregistrement, en particulier si vous exercez vos activités sous un nom autre que le vôtre. La plupart des territoires exigent que vous effectuiez une recherche de nom et une procédure d’enregistrement pour vous assurer que le nom de votre entreprise n’est pas déjà utilisé avant que vous puissiez vous enregistrer auprès de l’ARC. Si vous vous constituez en société, vous devrez également respecter les règles de dénomination spécifiques définies par votre province ou territoire, ou par la Loi canadienne sur les sociétés par actions s’il s’agit d’une société de régime fédéral.

Nom du (des) propriétaire(s)

Vous devez fournir les noms et coordonnées complets de toutes les personnes détenant une participation dans l’entreprise. Si l’un(e) des propriétaires n’est pas citoyen(ne) canadien(ne), vous devrez peut-être fournir des documents supplémentaires. Il en va de même pour tout(e) propriétaire âgé(e) de moins de 18 ans, car les personnes d’âge mineur ont généralement besoin d’un parent ou tuteur pour signer les documents d’enregistrement en leur nom.

Structure de l’entreprise

Allez-vous lancer une entreprise individuelle, une société de personnes, une coopérative ou une société de capitaux? Il est essentiel de déclarer votre type d’entreprise, car cela détermine votre mode d’imposition, votre responsabilité personnelle et vos obligations continues en matière de production de rapports. Si vous avez des doutes quant à la structure la mieux adaptée à vos besoins, vous devriez consulter un(e) conseiller(ère) juridique ou financier(ère), car cette décision peut influencer les activités et la croissance de votre entreprise au fil du temps.

Emplacement

Une entreprise de plomberie dans l’Île-du-Prince-Édouard? Une jeune entreprise technologique en Saskatchewan? Vous devrez enregistrer votre entreprise dans la province ou le territoire où vous envisagez d’exercer vos activités, car chaque gouvernement fixe ses propres exigences. La plupart des formulaires d’enregistrement requièrent également une adresse postale pour vous permettre de recevoir les documents physiques officiels. Certains gouvernements acceptent une case postale, tandis que d’autres exigent une adresse municipale. Notez que si vous avez l’intention d’exercer vos activités dans plusieurs provinces ou territoires, vous devrez probablement vous enregistrer séparément auprès de chacun d’entre eux.

Description de l’entreprise

Enfin, que vous soyez un(e) travailleur(euse) autonome ou que vous démarriez une usine de 100 employé(e)s, vous devrez soumettre une brève description des produits ou services offerts par votre entreprise. Cela permet aux agences gouvernementales de comprendre vos activités et de déterminer si vous devez détenir des licences ou permis supplémentaires.

En plus de ces exigences, vous devrez suivre quelques étapes particulières pour enregistrer votre entreprise, selon la province ou le territoire où vous envisagez d’exercer vos activités.

Si vous enregistrez une entreprise individuelle ou une société de personnes, voici en quoi consistent ces étapes au Canada.

Comment enregistrer une entreprise en Ontario

1. Enregistrez-vous auprès du Registre des entreprises de l’Ontario : créez un compte Mon Ontario et un compte ServiceOntario.
   
   
2. Complétez votre enregistrement en ligne : faites une recherche dans le Registre des entreprises de l’Ontario pour vous assurer que le nom que vous avez choisi est disponible, sélectionnez votre structure d’entreprise et complétez votre enregistrement en ligne. Notez que vous devrez payer des frais de 60 dollars pour effectuer cette démarche.
   
   
3. Obtenez votre numéro d’identification d’entreprise (NIE) : une fois votre entreprise enregistrée, vous recevrez un numéro d’identification d’entreprise à neuf ou dix chiffres qui vous servira d’identifiant provincial pour communiquer avec le gouvernement de l’Ontario et gérer votre entreprise dans la province. Il est important de noter que ce numéro n’est pas le même que le numéro d’entreprise fédéral qui est émis par l’ARC.

Comment enregistrer une entreprise au Québec

1. Enregistrez-vous en ligne : accédez à votre formulaire d’enregistrement et remplissez-le sur le site Web officiel du Registraire des entreprises du Québec.
   
   
2. Obtenez votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : une fois votre entreprise enregistrée, vous recevrez votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ) à dix chiffres qui sert d’identifiant unique pour votre entreprise dans la province de Québec.
   
   
3. Enregistrez-vous pour les taxes auprès de Revenu Québec : après avoir reçu votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ), utilisez-le pour vous enregistrer auprès de Revenu Québec pour les comptes de taxes tels que la TVQ, la TPS/TVH et l’inscription au fichier des retenues à la source. Cela vous permet de déclarer vos revenus et de payer les taxes d’affaires.

Remarque : si vous embauchez du personnel, vous devez également vous enregistrer comme employeur auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail, connue sous le nom de CNESST, dans les 60 jours suivant la date d’entrée en fonction de votre premier(ière) employé(e).

Comment enregistrer une entreprise en Colombie-Britannique

1. Faites approuver votre nom d’entreprise : avant l’enregistrement, vous devrez soumettre une Demande de nom d’entreprise. Cette procédure coûte 31,50 $ en ligne et peut également être effectuée dans un centre Service BC moyennant des frais plus élevés. Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un numéro de demande de nom d’entreprise (Name Request ou NR) et le nom que vous avez choisi sera réservé pendant 56 jours.
   
   
2. Enregistrez-vous auprès de BC Registries and Online Services : enregistrez votre entreprise en ligne en utilisant votre numéro de demande de nom d’entreprise. Si c’est la première fois que vous enregistrez une entreprise, vous devrez d’abord créer un compte auprès de BC Registries and Online Services.

Comment enregistrer une entreprise en Alberta

1. Enregistrez votre nom d’entreprise : enregistrez votre nom d’entreprise auprès du gouvernement de l’Alberta. Ce document peut être préparé en ligne, mais vous devez finaliser la procédure en personne auprès d’un fournisseur de services du Registre des sociétés (Corporate Registry).
   
   
2. Remplissez un formulaire de demande : le formulaire de demande que vous devez remplir dépend de la structure de votre entreprise :
   • Propriétaire unique : utilisez le formulaire Declaration of Trade Name.
   • Société de personnes : utilisez le formulaire Declaration of Partnership.

Une fois les formulaires remplis, vous devrez les apporter à un agent autorisé du Registre des sociétés, accompagnés d’une pièce d’identité valide et du paiement des frais.

Enregistrer une entreprise dans d’autres provinces et territoires

Si vous enregistrez une entreprise dans une autre province ou un territoire du Canada, vous pouvez consulter le site Web du gouvernement du Canada où vous trouverez la liste complète des différentes exigences.