Ligne d’alerte éthique

Une inconduite est un comportement contraire à la déontologie ou aux normes de conduite juridiques, professionnelles, internes ou éthiques. Une inconduite contrevient au Code et pourrait nuire à la réputation de BMO, à ses employés ou à d’autres personnes. 

Si vous soupçonnez qu’une personne travaillant à BMO ou fournissant un service au nom de BMO commet, prévoit commettre ou a déjà commis une inconduite, vous devez vous faire entendre en signalant vos préoccupations. 

Exemples de cas d’inconduite que vous devez signaler:

• Les préoccupations relatives à la fraude financière, aux irrégularités en matière de comptabilité, aux contrôles internes à l’égard de l’information financière ou aux questions de vérification; 
• La violation des politiques et des procédures de BMO; 
• Le non-respect des exigences de la législation ou de la réglementation; 
• Tout comportement illégal, notamment vol, violence ou menaces; 
• Le fait d’offrir ou d’accepter des pots-de-vin, des ristournes clandestines ou des paiements de facilitation; 
• Un conflit d’intérêts; 
• Un délit d'initié; 
• Le fait d’accéder à des renseignements confidentiels de façon inappropriée ou d’omettre de les protéger; 
• Le fait d’exploiter un client de BMO ou un membre du public, ou encore le fait d’exercer une contrainte ou des pressions excessives ou persistantes sur une de ces personnes; 
• Un manquement aux codes de conduite volontaires ou à des engagements publics de BMO (consultez la page Codes de conduite volontaires et engagements publics); 
• Du harcèlement ou de la discrimination; 
• Des représailles avérées ou présumées envers une personne ayant signalé une inconduite. 

Le service Parlez-en! assure des signalements sécuritaires, confidentiels et anonymes en tout temps, dans différentes langues. 

En ligne

Signalez une préoccupation en ligne sur le site Web de Connexions ClearView^™ (rendez-vous à l’adresse https://www.clearviewconnects.com/#/, cliquez sur « Soumettre un rapport », et entrez BMO dans la zone de recherche « Commençons le processus »).

Téléphone

Communiquez avec Connexions ClearView^™ au numéro Parlez-en! de BMO, 1-844-783-9209 (Canada/États-Unis).

Si vous vous trouvez à l’extérieur du Canada ou des États-Unis, veuillez signaler votre préoccupation par téléphone en composant l’un des numéros sans frais internationaux ci-dessous ou en effectuant un appel à frais virés au 1-647-426-7281. 

Courriel

ethics@bmo.com

Poste

Bureau de l'éthique de BMO, à l’attention du : Chef de l'éthique 

1 First Canadian Place, P.O. Box 150 

Toronto (Ontario) M5X 1H3

Gouvernement

Bien que nous vous encouragions à signaler vos préoccupations directement à BMO, vous n’êtes pas dans l’obligation d’utiliser cette option; vous pouvez aussi choisir d’effectuer un signalement à l’externe aux administrations publiques, aux organismes de réglementation ou d’application de la loi ou aux organismes d’autoréglementation applicables de votre région. Au Canada, cela comprend le commissaire de l’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) et le Bureau du surintendant des institutions financières :  

Bureau du surintendant des institutions financières (surintendant) 

1-800-385-8647  

Agence de la consommation en matière financière du Canada (commissaire) 

Anglais : 1-866-461-FCAC (3222)  

Français : 1-866-461-ACFC (2232)  

Extérieur du Canada : 613-960-4666 

Limitez-vous aux faits. Veillez à fournir le plus de renseignements possible pour assurer la tenue de l’enquête. Détails utiles:

• Date, heure et lieu 
• Nom des personnes concernées, leur rôle et leur groupe d’exploitation 
• La nature générale de vos préoccupations 
• Comment vous avez pris connaissance du problème 
• Les témoins possibles 
• Tout autre renseignement qui, selon vous, appuie votre signalement. Vous pouvez omettre votre nom et tout renseignement permettant d’établir votre identité si vous préférez conserver l’anonymat. 

Ne téléversez pas et ne joignez pas à votre rapport des données potentiellement sensibles ou confidentielles provenant des systèmes de BMO (p. ex., renseignements personnels et financiers sur les clients, dossiers des employés, documents exclusifs relatifs aux systèmes et aux projets, plans stratégiques ou résultats financiers non annoncés). Cela pourrait contrevenir aux règles de prévention des pertes de données de BMO et déclencher une alerte qui sera envoyée à votre gestionnaire. Nous pouvons obtenir les renseignements internes liés à votre signalement directement à partir des systèmes de BMO. 

Chaque année, notre Bureau de l'éthique reçoit un petit nombre de signalements pour lesquels nous sommes dans l’impossibilité d’agir ou que nous ne pouvons pas examiner en détail en raison des renseignements limités qui sont fournis. En communiquant davantage de renseignements, vous nous permettrez de mieux vous aider et d’enquêter sur vos préoccupations. 

Les trois principales étapes du processus sont les suivantes : 

1)  Tri : 

Le Bureau de l'éthique passe en revue et classe chaque signalement reçu afin de déterminer s’il est lié à une inconduite devant être examinée dans le cadre du processus d'alertes de BMO ou si les demandes ou les préoccupations soulevées sont ou non visées par le processus d'alertes. Le Bureau de l'éthique peut communiquer des renseignements ou acheminer les préoccupations et les demandes non visées par le processus à d’autres équipes ou personnes-ressources, s’il y a lieu. 

Le Bureau de l'éthique accuse réception de tous les signalements, quel que soit leur classement, et peut poser des questions pour obtenir de plus amples renseignements ou des précisions afin de mieux comprendre vos préoccupations. 

2) Enquête :  

Le Bureau de l'éthique demandera aux parties prenantes concernées d’enquêter sur les signalements d’inconduite. La portée et la durée d’une enquête varient en fonction de la nature et de la complexité de la préoccupation, mais toutes les enquêtes :

• eront gérées de manière sensible et impartiale; 
• seront menées le plus rapidement et le plus efficacement possible; 
• détermineront si les preuves sont suffisantes pour justifier les allégations; 
• entraîneront des conséquences lorsqu’une infraction est trouvée. 

Aucune autre mesure ne sera requise de votre part, à moins qu’on ne communique avec vous pour obtenir plus de renseignements. 

Le Bureau de l'éthique peut décider de ne pas ouvrir de dossier, ou encore de fermer un dossier au cours du processus d’enquête si :

• la question est traitée par un avocat en votre nom ou au nom de BMO; 
• la question est soumise à un tribunal ou à un autre organisme réglementaire, administratif ou juridique (p. ex. la Commission des droits de la personne); 
• le Bureau de l'éthique estime que la question soumise a un caractère frivole ou vexatoire.

3)  Suivi :

Le Bureau de l'éthique ne fermera pas un dossier d’enquête avant d’avoir examiné de manière impartiale les conclusions de l’enquête afin de s’assurer que vos préoccupations ont été étudiées et que des mesures appropriées sont prises en conséquence. Si vous transmettez vos coordonnées au Bureau de l'éthique au moyen du service Parlez-en! ou communiquez avec ce Bureau, vous pourriez recevoir un message de suivi vous informant que le dossier d’enquête est clos, mais pour des raisons de confidentialité, nous ne pourrons vous fournir aucune autre information au sujet de l’enquête, y compris en ce qui a trait au résultat. 

Les personnes faisant preuve d’inconduite s’exposent à des conséquences pouvant aller jusqu'au congédiement. BMO peut aussi prendre d’autres mesures pour résoudre les infractions, notamment en améliorant la formation offerte aux employés et les communications qui leur sont transmises, ou en apportant des modifications aux politiques et aux procédures. 

Lorsque vous soulevez une préoccupation au moyen du service Parlez-en!, vous avez la possibilité de fournir votre nom et vos coordonnées, ou vous pouvez le faire de façon anonyme. Nous vous invitons à effectuer un signalement de la manière qui vous convient, mais vous devez savoir qu’il peut être plus difficile d’enquêter sur des allégations anonymes, particulièrement si votre signalement est général, vague ou comporte des renseignements limités. 

Dans la mesure du possible, le Bureau de l'éthique caviardera les renseignements permettant d’établir votre identité dans votre signalement ou restreindra leur divulgation si vous préférez conserver votre anonymat. Toutefois, veuillez prendre note qu’il pourrait être difficile de conserver votre anonymat si : 

• vous êtes la seule personne qui était présente ou qui a été témoin du comportement; 
• vous êtes la seule personne à avoir reçu les renseignements; 
• vous êtes la seule personne qui était au courant de la situation.

Si vous fournissez votre nom et vos coordonnées, ils ne seront communiqués à BMO qu’avec votre consentement, pour les besoins de l’enquête, ou si BMO est légalement tenu de divulguer votre identité. Cela comprend la réception par BMO d’une ordonnance, d’une assignation à comparaître ou d’une demande réglementaire en vertu de la législation applicable.

Représailles

Les représailles désignent toute mesure prise pour empêcher quelqu’un de parler pour signaler un soupçon d’inconduite. Ces mesures comprennent le congédiement, la rétrogradation, le harcèlement, les procédures disciplinaires, la discrimination, le traitement négatif au travail, la rupture d’une relation contractuelle ou tout autre comportement adopté pour menacer ou punir une personne qui, de bonne foi :

• signale une inconduite réelle ou soupçonnée, que ce soit à l’interne ou à l’externe; 
• fournit des renseignements ou collabore à toute forme d’enquête ou de poursuite concernant un problème; 
• demande si un acte donné est éthique ou justifié; 
• refuse ou prévoit refuser de commettre une inconduite; 
• empêche ou prévoit empêcher qu’une inconduite soit commise; 
• encourage ou aide quelqu’un à signaler une situation préoccupante.

BMO n’a aucune tolérance pour les représailles. 

Si vous avez fait l’objet de représailles après avoir signalé une préoccupation à BMO, veuillez en aviser le Bureau de l'éthique de BMO par l’intermédiaire du service Parlez-en!.