Inscription des fournisseurs
Le portail des fournisseurs Coupa est un outil
qui permet d’offrir à nos fournisseurs des capacités en libre-service qui facilitent les
relations d’affaires avec nous tout en offrant une souplesse suffisante pour s’adapter à
leurs préférences, processus, ou attentes. Votre personne-ressource à BMO Groupe
financier devra soumettre une demande interne afin de créer le profil de votre
entreprise et vous permettre ainsi de faire affaire avec BMO.
Aide aux fournisseurs
Si vous avez des questions au sujet des
exigences, veuillez communiquer avec votre personne-ressource à BMO Groupe financier
(c.-à-d. le responsable de l’approbation des factures ou votre directeur, Gestion de la
relation fournisseur) ou envoyer un courriel à l’équipe Service d’assistance de
l’Approvisionnement à l’adresse :
Procurement.HelpDesk@bmo.com
Nos fournisseurs doivent répondre aux
exigences minimales suivantes en matière de transactions :
- Méthode de facturation =
Électronique par l’intermédiaire du portail des fournisseurs Coupa
- Modalités de paiement =
45 jours à compter de la date de réception de la facture par les Comptes
fournisseurs
- Mode de paiement =
Paiement électronique (Service de virement automatisé/service ACH) ou paiement
par carte virtuelle
- Documents requis pour
l’intégration :
Modalités du bon de commande
Les modalités du bon de commande régissent vos
transactions avec BMO Groupe financier ou ses sociétés affiliées, à moins qu’un
contrat-cadre ou une convention de produit ne soit en vigueur pour les marchandises
achetées. Dans ce cas, les modalités négociées dans le contrat-cadre signé par votre
entreprise et BMO ont préséance sur les modalités suivantes du bon de commande.
Renseignements sur le SEGF et gouvernance
Le portail des fournisseurs Coupa est un outil
qui permet d’offrir à nos fournisseurs des capacités en libre-service qui facilitent les
relations d’affaires avec nous tout en offrant une souplesse suffisante pour s’adapter à
leurs préférences, processus, ou attentes. Votre personne-ressource à BMO Groupe
financier devra soumettre une demande interne afin de créer le profil de votre
entreprise et vous permettre ainsi de faire affaire avec BMO.
Third Party Management
APERÇU
Le succès et la réputation de BMO reposent sur la
confiance que nous accordent les personnes avec lesquelles nous travaillons et les
clients que nous servons. Notre réputation est l’un de nos actifs les plus précieux, et
toutes les personnes associées à notre organisation ont un rôle à jouer dans sa
préservation. Nous tenons compte de l’incidence de nos décisions sur les parties
intéressées et les collectivités où nous travaillons et nous nous engageons à faire ce
qui est bien, en tout temps. Notre engagement à l’égard de la conduite éthique et de la
durabilité est la base de la confiance que nous accordent nos parties intéressées et
fait partie intégrante de notre raison d’être : avoir le cran de faire une différence
dans la vie, comme en affaires.
Le Code
de conduite de BMO à l’intention des fournisseurs décrit les principes que les
fournisseurs de BMO sont
tenus de respecter. BMO s’attend à ce que ses fournisseurs et ses sous-traitants
connaissent, comprennent et respectent les principes du Code de conduite à
l’intention des fournisseurs.
Nos normes exigent une grande intégrité, un
traitement équitable et des pratiques d’affaires responsables. Tout tiers faisant
affaire avec BMO est assujetti à des normes élevées de surveillance juridique et
réglementaire. Il doit se conformer en tout temps aux lois, aux règles et aux règlements
applicables.
Dans le présent document, les termes « tiers » et
« fournisseur » sont employés de manière interchangeable.
EXIGENCES D’INTÉGRATION DES FOURNISSEURS
Il est important que tous les fournisseurs
potentiels comprennent qu’avant de commencer à offrir leurs produits ou services à BMO,
ils doivent satisfaire aux exigences minimales de la Banque en matière de fournisseurs.
Ces exigences comprennent des engagements contractuels que nos tiers doivent respecter
afin de protéger les systèmes, les données et les produits et services de BMO.
La Gestion des risques de BMO évalue l’ensemble
des produits et des services. Selon le profil de risque de l’entente avec le tiers,
celui-ci peut être soumis à un processus complet d’évaluation de risque et de diligence
raisonnable, qui comprend la présentation d’éléments fondés sur des preuves.
Il est important de noter que le processus
d’évaluation des risques peut couvrir plusieurs domaines, notamment les politiques et
procédures, la confidentialité, la cybersécurité et les contrôles de sécurité
technologique, le respect des exigences réglementaires et la santé financière du tiers.
SÉCURITÉ DE L’INFORMATION ET IA
La présente section s’applique à tous les tiers,
y compris aux sous-traitants, qui ont accès aux renseignements ou aux données
confidentiels de BMO, qui les traitent, les stockent ou les gèrent, ou qui ont accès aux
réseaux ou aux installations de BMO.
Les tiers doivent avoir des politiques et des
normes de cybersécurité mises à jour et documentées et être en mesure de fournir les
preuves des contrôles effectués. La gouvernance des politiques doit comprendre une
définition claire des rôles et des responsabilités, ainsi qu’une révision ou une mise à
jour annuelle des politiques et des normes afin d’assurer leur harmonisation avec
l’évolution des technologies, des normes du secteur et des exigences juridiques et
réglementaires.
Les tiers qui hébergeront des applications ou
auront accès aux données de BMO sont assujettis à l’évaluation du risque lié à la
cybersécurité de BMO. L’évaluation comprend des questionnaires périodiques sur la
cybersécurité, auxquels les tiers doivent répondre en fournissant des preuves à l’appui.
Elle peut comprendre des visites des emplacements où les renseignements confidentiels
sont stockés, traités, gérés ou consultés par le tiers.
De plus, nos fournisseurs doivent informer BMO
lorsque des fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA) (y compris l’IA générative)
sont ajoutées aux services fournis à la Banque ou font l’objet de modifications. Ils
doivent également obtenir le consentement de BMO avant de créer des livrables ou de
fournir des services au moyen de l’IA générative afin de permettre l’application des
processus appropriés de gestion des risques et des contrôles connexes.
SOUS-TRAITANT / EXTERNALISATION
Les sous-traitants tiers doivent être repérés,
évalués, gérés et surveillés conformément aux modalités de l’entente ou du contrat
conclu avec BMO, y compris au Code de conduite de BMO à l’intention des fournisseurs.
BMO exigera des droits d’audit pour obtenir des renseignements appropriés sur les
contrôles des sous-traitants, conformément aux exigences relatives aux tiers avec
lesquels des contrats sont conclus.
Programme Un seul et même client
BMO veut que les entreprises avec qui nous
faisons affaire pour des produits et des services nous considèrent pour leurs besoins en
matière de services bancaires. Pour ce faire, BMO s’efforcera de :
- Repérer et faire le suivi des occasions d’affaires pour intégrer
de nouveaux fournisseurs en tant que clients;
- Inclure le libellé de contrat interentreprises, s’il y a lieu;
- Donner son avis sur tout changement apporté au libellé standard
du contrat interentreprises;
- Offrir des occasions de pistes à la communauté des services
bancaires aux particuliers et aux entreprises
Si vous êtes un tiers qui fait affaire avec BMO,
notre équipe Un seul et même client pourrait communiquer avec vous pour repérer des
occasions liées aux services bancaires aux entreprises. Si vous avez des questions sur
ce programme, n’hésitez pas à communiquer avec Procurement.SRM@bmo.com
