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Faire ce qui est bien

 

Le succès et la réputation de BMO reposent sur la confiance que nous accordent les personnes avec lesquelles nous travaillons et les clients que nous servons. Notre réputation constitue notre actif le plus précieux. Toutes les personnes associées à BMO Groupe financier contribuent à sa préservation. Nous sommes sensibles aux répercussions de nos décisions d’affaires sur nos parties prenantes et sur les collectivités où nous exerçons nos activités, et nous sommes résolus à toujours faire ce qui est bien. Cet engagement à l’égard de la responsabilité sociale et de la pérennité fait partie intégrante de notre identité et est aussi important pour notre marque que les produits et services que nous offrons.

 

Le Code de conduite de BMO vise les membres du conseil d’administration de BMO et des conseils d’administration des filiales de BMO ainsi que tous les employés de BMO Groupe financier.

 

L’approche énoncée dans le Code de conduite n’est pas le reflet de nos aspirations; il s’agit de la norme de rendement que nous nous engageons à respecter en tout temps. Ce sont nos valeurs éthiques durables – et les principes énoncés ne sont pas négociables.

 

Principe 1 – Être honnête et respectueux

Prendre des décisions et agir avec intégrité, empathie et de façon responsable.

 

Nos valeurs nous aident à aller au-delà des solutions faciles et à bien faire les choses. Elles nous incitent à agir avec intégrité avec tous les clients, employés, fournisseurs et concurrents de BMO, ainsi qu’avec des tiers et des partenaires.

 

Nous devons respecter des normes élevées dans l’exercice de nos activités. Nous devons tous prendre en considération les répercussions environnementales et sociales de nos décisions. C’est un aspect essentiel de notre engagement en matière de responsabilité sociétale.

 

Nous devons être inclusifs : accueillir et soutenir des personnes de diverses origines, issues de milieux différents et représentant une diversité d’opinions. Tous nos comportements, communications et interactions avec nos collègues de travail doivent être respectueux, professionnels et conformes au Code. Les relations en milieu de travail doivent être exemptes de discrimination et de harcèlement. Nous devons nous assurer que tous les employés se sentent valorisés, respectés et entendus.

Principe 2 – Être à l’affût de tout comportement contraire au Code

Être à l’affût de toute infraction possible à des lois, à des règlements ou au Code. Faire part sur-le-champ de ses préoccupations à la personne ou au service approprié.

Respectez toujours nos normes éthiques élevées

Si vous apprenez quoi que ce soit qui risque de contrevenir au Code ou à des lois, règles ou règlements, ou encore à des politiques ou directives de BMO, vous devez le signaler en toute franchise. Il n’est pas nécessaire d’avoir la certitude absolue de l’existence d’un problème pour le déclarer.

 

Divulguez les renseignements nécessaires

Vous avez le droit de divulguer des renseignements protégés en vertu des lois sur la dénonciation. Vous n’êtes pas tenus d’aviser BMO ou d’obtenir son consentement lorsque vous signalez des infractions possibles à des lois ou règlements, répondez à des demandes de renseignements d’un organisme gouvernemental ou d’autoréglementation, ou témoignez devant un tel organisme.

 

Parlez-en

 

Pour signaler une situation préoccupante, demandez conseil à votre gestionnaire ou consultez le service désigné sur le site du Code de conduite. Voici quelques ressources qui peuvent orienter les employés à cet égard :

 

  • Bureau de l’éthique
  • Bureau de lutte contre la corruption
  • Relations du travail
  • Services de sécurité et d’enquête
  • Bureau de la protection des renseignements personnels
  • Bureau de l’ombudsman (Ombudsman).

 

Si vous souhaitez signaler, de façon anonyme, une infraction présumée au Code ou si le traitement de la situation que vous avez signalée ne vous satisfait pas, communiquez avec l’Ombudsman par du service externe Parlez-en!*, le service de signalement externe avec lequel BMO fait affaire.

 

Signalez à l’Ombudsman les préoccupations relatives à la comptabilité, aux contrôles internes de l’information financière ou à l’audit par, communiquez avec l’Ombudsman par du service externe Parlez-en!*.

 

N’exercez jamais de représailles contre une personne qui fait part d’une infraction possible au Code. Prenez au sérieux toute préoccupation dont on vous fait part. Ne faites jamais sentir à quiconque qu’il n’aurait pas dû vous en faire part. Si vous pensez faire l’objet de représailles parce que vous avez soulevé un problème, signalez la situation en passant par communiquez avec l’Ombudsman par du service externe Parlez-en!*.

 

Les gestionnaires ont la responsabilité de s’assurer que les membres de leur équipe n’ont pas à craindre de soulever une préoccupation. Et nous devons prendre les mesures nécessaires pour nous assurer qu’il n’y a pas de représailles exercées contre les personnes qui parlent.

*Connexions ClearViewMC est le prestataire du service externe Parlez-en! de BMO.

Principe 3 – Respecter la lettre et l’esprit de la loi

Toujours respecter la lettre et l’esprit de la loi.

Si le respect du Code vous entraîne à enfreindre une loi locale, vous devez vous conformer à cette loi. Toutefois, en cas de divergence entre un usage local et le Code, c’est le Code qui prévaut. Si votre entité ou établissement a adopté des politiques qui sont plus restrictives que le Code, conformez-vous à ces politiques.

 

  1. Exigences en matière de lutte contre la corruption
    • N’acceptez ou n’offrez pas de pots-de-vin et ne prenez pas part à d’autres actes de corruption.
    • Respectez les principes de lutte contre la corruption et la subornation tels qu’ils sont énoncés dans la norme générale Risque criminel de BMO.
    • Signalez sans attendre toute pratique de corruption présumée au Bureau de lutte contre la corruption.
    • Assurez-vous que les fournisseurs connaissent, comprennent et respectent les principes du Code de conduite de BMO à l’intention des fournisseurs.
  2. Exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent (LBA) et le financement des activités terroristes
    • Conformez-vous aux exigences réglementaires et à celles du programme LBA sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes et sur les sanctions.
    • Recueillez tous les renseignements nécessaires à l’établissement de l’identité du client.
    • Ne prodiguez pas de services ou de conseils financiers qui vont à l’encontre de la loi et des exigences du programme LBA, et n’aidez pas les clients à les contourner.
    • Signalez toute activité inhabituelle en suivant les directives de la politique générale de BMO Lutte au blanchiment d’argent et au financement des activités terroristes et sanctions. Il faut s’abstenir d’informer le client que ses activités font l’objet d’un signalement.
  3. Politiques de BMO
    • Familiarisez-vous avec les politiques générales, les normes générales, les politiques des filiales et les méthodes ou les directives d’exploitation et conformez-vous-y.
  4. Clients
    • Recueillez tous les renseignements requis pour bien établir l’identité du client.
    • Familiarisez-vous avec nos produits et services et apprenez les règles qui régissent leur vente, y compris celles qui régissent l’obtention du consentement du client.
    • Tenez compte uniquement des intérêts de nos clients et fournissez-leur les renseignements dont ils ont besoin pour prendre de bonnes décisions financières.
  5. Exigences gouvernementales et juridiques
    • Respectez toutes nos obligations juridiques et réglementaires.
    • Respectez les exigences gouvernementales et les normes sectorielles en vigueur dans chaque territoire où BMO exerce ses activités.
    • Ne commettez pas de crimes financiers ni d’appropriations illicites, notamment détournement de fonds, tirage à découvert, création de flottant, usage de faux, fraude fiscale et utilisation inappropriée de fonds, de biens ou d’autres actifs. N’aidez pas d’autres personnes à se livrer à ces activités.
  6. Enquêtes, vérifications et examens
    • Dirigez vers les personnes compétentes les demandes de renseignements venant d’enquêteurs, d’organismes de réglementation et d’auditeurs. Si aucune personne n’est expressément indiquée dans la demande, consultez la liste des ressources publiée sur le site du Code de conduite.
    • Apportez votre entière coopération en cas d’enquête, d’audit, d’examen ou de vérification mené par BMO, des administrations publiques ou des organismes de réglementation ou d’application de la loi.
    • Ne nuisez pas ou ne vous soustrayez pas aux enquêtes, et ne faites aucune déclaration fausse ou trompeuse.
    • Conformez-vous à tout avis de conservation des dossiers, soit toute demande écrite contenant des instructions sur la conservation de dossiers qui pourraient être utiles en cas d’enquête ou de poursuite en justice.
    • Ne faites jamais subir de représailles (et ne faites jamais de menaces en ce sens) à quiconque collabore à des enquêtes, audits, examens ou vérifications, ou permet à quelqu’un d’autre de le faire.
  7. Concurrence
    • Respectez les lois sur la concurrence ainsi que les pratiques en matière de marketing et de publicité.
    • N’envoyez aucun message de sollicitation par voie électronique à des clients sans leur consentement.
    • Ne recourez pas à des méthodes de vente liée interdites, au télémarketing trompeur ou à d’autres pratiques commerciales inappropriées.
    • Ne commettez jamais d’abus à l’égard de qui que ce soit par la manipulation, la dissimulation, l’utilisation inappropriée d’information privilégiée, la déformation de faits importants ou toute autre pratique déloyale.
    • Ne faites pas un mauvais usage de renseignements confidentiels.
    • Assurez-vous que le contenu, les produits, les services, les processus, les systèmes et les technologies ne contreviennent pas aux droits de propriété intellectuelle (brevets, droits d’auteur, marques de commerce, secrets commerciaux) d’autrui.
    • Ne tentez pas de rabaisser nos concurrents, quelles que soient les circonstances. Parlez-en si on cherche à vous inciter à le faire.
  8. Négociation de titres à des fins personnelles
    • Ne vous livrez pas à des activités de négociation de titres qui portent atteinte ou nuisent à l’intégrité des marchés financiers.
    • N’utilisez pas de renseignements d’initiés et n’en communiquez pas à d’autres personnes. N’effectuez pas d’opérations sur des titres (y compris des actions de BMO) en vous fondant sur des renseignements non publics importants, c’est-à-dire des renseignements qui risqueraient d’avoir un effet important sur la valeur marchande des titres. Ces actions contreviennent à la réglementation sur le commerce des valeurs mobilières et à notre Code.
    • Ne diffusez pas de fausses rumeurs en vue de manipuler le cours d’un titre. Ne pratiquez pas l’opportunisme de marché à l’égard de valeurs mobilières et de fonds d’investissement.
    • Conformez-vous aux politiques internes de BMO qui portent sur la négociation et qui s’appliquent à vous.
  9. Engagement politique
    • Respectez les exigences juridiques, réglementaires et internes en ce qui a trait à l’engagement politique et à l’utilisation de fonds de BMO pour appuyer des candidats politiques, des campagnes, des comités ou d’autres groupes politiques au nom de BMO. Certains employés peuvent être assujettis à des restrictions supplémentaires en ce qui a trait aux contributions politiques personnelles.
Principe 4 – Respecter rigoureusement les règles de sécurité

Ne jamais divulguer de renseignements non publics et confidentiels, y compris des renseignements non publics concernant les clients, les fournisseurs et les employés de BMO. Protéger les systèmes de BMO et ses autres biens contre toute utilisation et tout accès inappropriés.

Protégez les renseignements confidentiels

  • Protégez les renseignements confidentiels des clients, des fournisseurs et de vos collègues (anciens, présents et éventuels) de BMO. Un renseignement confidentiel se définit comme tout renseignement qui n’est pas public. Respectez toutes les lois qui concernent la cueillette, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction de renseignements confidentiels, de même que l’accès à ceux-ci.
  • BMO peut surveiller les comptes bancaires, de placement et de prêt de particuliers, les systèmes et les applications qui conservent et transmettent de l’information (serveurs, réseaux, courrier électronique, etc.), ainsi que les appareils mobiles autorisés pour usage professionnel afin de repérer les activités ou comportements inappropriés.

 

Respectez les exigences suivantes

  • Protection des renseignements personnels – Appliquez toutes les lois sur la protection de la vie privée et les politiques de BMO concernant les renseignements personnels de ses clients et de ses employés.
  • Protection des renseignements de nature commerciale confidentiels – Gérez de manière adéquate les renseignements qui sont protégés en vertu d’ententes contractuelles et d’ententes de confidentialité ou de non-divulgation.
  • Utilisation et divulgation de renseignements sur les clients et les employés – N’utilisez ces renseignements et ne les divulguez à d’autres personnes que pour les besoins précis pour lesquels ils ont été obtenus. Obtenez toujours le consentement d’une personne avant d’utiliser ou de communiquer des renseignements qui la concernent, sauf si BMO a déjà une telle autorisation ou que d’autres modalités sont autorisées par la loi.
  • Accès aux renseignements sur les clients et les employés – N’accédez aux renseignements sur les employés se trouvant dans les systèmes informatiques ou sur d’autres supports que pour des motifs professionnels valables. Faites en sorte que les renseignements sur les clients et les employés demeurent strictement confidentiels et ne soient utilisés ou divulgués que selon les dispositions énoncées dans les normes et procédures de BMO.
  • Divulgation de renseignements propres à BMO – Ne divulguez de renseignements non publics à quiconque, sauf dans les cas autorisés par les dispositions de la politique générale Communication de l’information de BMO. Seuls les porte-parole autorisés peuvent communiquer des renseignements importants au sujet de BMO. Demandez à ces personnes de répondre à toute demande, y compris à celles provenant du milieu financier ou des médias. Les porte-parole autorisés doivent s’assurer que les renseignements divulgués au public sont complets, concrets, exacts, compréhensibles, actuels, objectifs, pertinents, largement diffusés et conformes à la politique générale Communication de l’information de BMO et aux exigences juridiques.
  • Communication de renseignements importants propres à BMO – Communiquez tout fait nouveau ou changement des renseignements propres à BMO dont vous avez connaissance et qui peut raisonnablement être considéré comme important en suivant le processus de transmission hiérarchique décrit en détail dans la politique générale Communication de l’information de BMO.
  • Protection de la sécurité de l’information – Soyez à l’affût des menaces externes touchant la sécurité des données de BMO et de celles qui nous sont confiées. Évitez de prendre tout risque qui pourrait compromettre la sécurité de cette information. Veillez à la sécurité de l’information au travail et lorsque vous travaillez à l’extérieur du bureau. Sur le Web, naviguez de manière sécuritaire afin de vous protéger, ainsi que BMO, contre les criminels qui cherchent à porter atteinte à notre sécurité. Utilisez le service de chiffrement des courriels pour assurer la sécurisation de l’information confidentielle ou très délicate (tapez la mention [PROTECT] dans la ligne d’objet) et conservez ou supprimez les renseignements de la manière appropriée. Signalez tout courriel suspect à l’équipe Courriel suspect de BMO.
  • Gestion de l’information – Conformez-vous à nos politiques et procédures afin de garantir que les dossiers, données et renseignements que BMO détient, crée, recueille, utilise et gère sont exacts, complets et conservés de façon appropriée, quel qu’en soit le support. Vous devez :
    • connaître la durée de conservation des documents, surtout de ceux qui sont susceptibles d’être utilisés dans le cadre d’une enquête, d’un audit, d’un examen réglementaire ou d’une poursuite judiciaire, en cours ou probable;
    • savoir que d’autres personnes peuvent examiner toutes les données que vous créez, y compris vos courriels.

 

Protégez et respectez les biens de BMO

  • Protégez et respectez les droits de propriété intellectuelle de BMO (brevets, droits d’auteur, marques de commerce et secrets commerciaux), ce qui comprend tout ce que vous faites en tant qu’employé et tout ce que vous créez à l’aide des données de BMO, des renseignements confidentiels de BMO ou des ressources de BMO.
  • Utilisez les biens de BMO (comme les téléphones, la messagerie vocale, les télécopieurs, les réseaux informatiques, le courriel, la messagerie instantanée et la messagerie texte) seulement pour des motifs professionnels légitimes. La nature et la portée de l’utilisation personnelle de ces biens à des fins personnelles doivent être raisonnables et conformes aux politiques de BMO et au Code. N’installez pas de logiciel ou de dispositif de stockage non autorisé sur les ordinateurs et autres appareils de BMO.
  • N’utilisez pas de biens de BMO pour transmettre, afficher, produire, imprimer, trouver, télécharger ou conserver des communications qui sont discriminatoires, diffamatoires, obscènes, dommageables (comme des virus informatiques), menaçantes ou importunes. N’utilisez et ne diffusez pas de documents ne convenant pas à un cadre d’exercice professionnel (notamment des textes à caractère sexuel ou des chaînes de lettres).
  • Protégez les systèmes de BMO et ses autres biens, de même que les biens de fournisseurs de BMO, contre toute utilisation inappropriée.
Principe 5 – Gérer les conflits d’intérêts

S’assurer que ses affaires personnelles et professionnelles n’entrent pas en conflit, de façon réelle ou apparente, avec les intérêts de BMO ou ceux de ses clients, contreparties ou fournisseurs actuels ou éventuels.

Situations susceptibles d’entraîner un conflit d’intérêts :

  • Vos intérêts personnels nuisent ou semblent nuire à l’exercice de votre jugement, à votre loyauté, à votre objectivité ou à votre impartialité dans vos rapports avec BMO ou avec des clients, contreparties ou fournisseurs actuels ou éventuels.
  • Les intérêts de BMO diffèrent, de manière importante, des intérêts de ses clients, contreparties ou fournisseurs.

 

Soyez conscient des conflits potentiels et faites preuve de jugement pour les éviter.

Les employés doivent respecter les politiques de BMO pour divulguer clairement et sans tarder les sujets qui peuvent représenter un conflit d’intérêts potentiel, perçu ou réel.

  • Cadeaux, divertissements, sommes d’argent et autres avantages – N’offrez pas, ne donnez pas ou n’acceptez pas de cadeaux, de divertissements, de sommes d’argent non autorisées ou d’autres avantages qui visent à influencer à mauvais escient une décision d’affaires, à représenter un avantage concurrentiel déloyal, à obtenir une affaire ou à compromettre (ou à sembler compromettre) le jugement ou l’honnêteté professionnelle du donateur ou du destinataire. Que ce soit de façon directe ou indirecte, ne promettez rien de valeur à un agent public, ne lui offrez rien de valeur et n’approuvez pas qu’on lui offre quelque chose de valeur, et n’utilisez pas un intermédiaire pour le faire en votre nom sans d’abord obtenir l’autorisation du Bureau de lutte contre la corruption. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, consultez la norme générale Risque criminel, un gestionnaire ou le Bureau de lutte contre la corruption.
  • Abus de pouvoir – N’utilisez pas vos fonctions ou votre lien avec BMO pour en tirer profit, que ce soit pour vous ou pour une autre personne avec qui vous avez un lien, notamment un parent, un associé ou un collègue. N’utilisez pas les privilèges bancaires qui vous sont accordés à titre d’employés au bénéfice de tiers ou pour réaliser un profit personnel; utilisez-les aux seules fins prévues (p. ex., l’utilisation du taux de change privilégié est acceptable pour les employés en voyage, alors qu’elle est formellement interdite pour les opérations en devises sur les marchés financiers). N’utilisez pas votre statut d’employé pour nuire aux intérêts de nos clients. Ne profitez pas du fait que vous avez accès à des renseignements ou à d’autres biens appartenant à BMO pour en tirer profit, que ce soit pour vous ou pour une autre personne avec qui vous avez un lien.
  • Activités externes – Ne vous engagez pas dans une activité à l’extérieur de BMO avant d’en obtenir l’autorisation afin que tout conflit potentiel, perçu ou réel avec les intérêts de BMO soit rapidement cerné et géré. La directive d’exploitation Gestion des conflits d’intérêts contient des instructions détaillées à ce sujet. Les gestionnaires ont la responsabilité d’examiner toutes les activités externes et de prendre une décision en ce qui les concerne. Respectez tous les règlements, lois et procédures internes. N’utilisez pas les ressources ni les lieux de BMO pour vous livrer à des activités personnelles. Veillez à ce que toute activité externe soit personnelle et que BMO n’y soit pas associé. Ne dites rien qui puisse discréditer BMO ou ses concurrents.
  • Exemples d’activités externes :

    • Bénévolat – BMO et ses employés ont une longue et honorable tradition d’engagement actif au sein de la collectivité. Les activités bénévoles impliquent une participation à des organismes religieux, éducatifs, culturels, sociaux ou caritatifs ou encore à d’autres organismes sans but lucratif (par exemple, à titre de trésorier ou membre du conseil d’administration d’une entité sans but lucratif qui fait affaire avec BMO)
    • Emploi supplémentaire extérieur à BMO
    • Engagement politique – y compris se présenter comme candidat à une élection, appuyer un candidat ou défendre activement une cause
    • Intérêt dans une entreprise – y compris occuper un poste de directeur dans une entreprise autre que BMO ou être propriétaire ou copropriétaire d’une entreprise
    • Expression d’opinions personnelles en public – cette directive est particulièrement importante dans le cas des employés qui agissent à titre de porte-parole de BMO auprès du public.
    • Charge de fiduciaire ou de liquidateur, ou responsabilité similaire pour un client ou un ancien client qui n’est pas un membre de la famille de l’employé
    • Écrits, publications et médias sociaux – y compris écrire des livres ou des articles pour fins de publication, gérer un site Web ou blogue personnel, ou faire part de renseignements sur les médias sociaux
    • Pour obtenir d’autres exemples, consultez la directive d’exploitation Gestion des conflits d'intérêts.