Principes fondamentaux

Faites preuve d'honnêteté et d'équité dans toutes vos décisions et actions.

1. Respectez les normes éthiques les plus rigoureuses afin de mériter et de conserver la confiance et le respect de vos collègues et des parties prenantes externes, dont les clients, les fournisseurs, les actionnaires et le grand public.
2. Conservez des relations de travail professionnelles et exemptes de discrimination et de harcèlement.
• Discrimination – Toute forme de discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, l'origine nationale ou ethnique, l'âge, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, l'état de militaire ou d'ancien combattant, une incapacité physique ou mentale ou une condamnation au criminel pour laquelle un pardon a été accordé.
• Harcèlement – Tout comportement blessant, déplacé, intimidant ou humiliant, intentionnel ou non, qu'une personne raisonnable interpréterait comme une humiliation d'autrui et une entrave au maintien d'un milieu de travail sécuritaire, accueillant et productif.
3. Ne faites jamais subir de représailles à un employé qui a soulevé un problème d'éthique.
4. Évitez tout comportement qui peut entacher notre réputation et la vôtre, dont :
• la consommation d'alcool et de drogues, qui nuit au rendement au travail ou qui transgresse nos normes éthiques. L'alcool est interdit dans les locaux de BMO, sauf lors d'événements autorisés et supervisés par BMO. Si vous prenez de l'alcool dans ces événements, faites‐le d'une façon responsable;
• toute pratique du jeu qui nuit au rendement au travail.

Respectez toujours la lettre et l'esprit de la loi.

1. Respectez toutes les exigences juridiques et gouvernementales ainsi que toutes les normes sectorielles partout où nous exerçons nos activités. Respectez toutes vos obligations contractuelles et juridiques.
2. Assurez vous de bien comprendre toutes les politiques de BMO.
3. Prenez vos décisions d’affaires en vous fondant sur une connaissance approfondie de nos clients, de nos produits et de nos services. Assurez vous que toutes vos relations d’affaires et vos actions sont dans l’intérêt de nos clients.
4. Comprenez que les choix environnementaux, sociaux et de gouvernance que nous faisons en tant qu’organisation influent sur la vie de nos actionnaires, de nos clients, de nos employés et des collectivités où nous sommes présents. Exercez vos fonctions de manière éthique, honnête, transparente et pleinement responsable.
5. Ne traitez qu’avec des clients qui répondent à nos normes éthiques. Ne traitez pas avec des personnes qui tentent d’utiliser nos services ou nos produits d’une façon illégale ou contraire à l’éthique. Vérifiez l’identité de nos clients et signalez toute activité suspecte à la direction et aux autorités à l’externe.
6. Respectez les lois sur la concurrence, notamment en matière de marketing et de publicité. Ne faites pas un mauvais usage de renseignements confidentiels. Ne concluez pas d’entente visant à réduire la concurrence. Ne recourez pas à des méthodes de vente liée interdites, au télémarketing trompeur ou à d’autres pratiques commerciales inappropriées.
7. Communiquez avec les clients, les employés et les autres personnes dans la langue officielle de leur choix. Essayez de communiquer dans les langues que nos clients préfèrent.
8. Évitez la fraude et l’appropriation illicite, ce qui comprend le détournement de fonds, le tirage à découvert et la conversion irrégulière de fonds, de biens ou d’autres actifs. N’aidez pas d’autres personnes à se livrer à ces activités.
9. N’acceptez ou n’offrez pas de potsde vin ou de ristournes clandestines et ne prenez pas part à d’autres actes de corruption. Tentez de prévenir ces activités et signalez aux autorités toute personne qui y prend part. Faites preuve de prudence si vous offrez des cadeaux à un représentant élu ou à un fonctionnaire, ou si vous faites une contribution à une campagne électorale ou à une cause sociale ou politique.
10. Respectez toutes les lois sur le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes et signalez toute activité suspecte à la direction et aux autorités à l’externe.
11. Apportez votre entière coopération en cas d’enquête, d’audit ou d’examen menés à l’interne par les groupes des Services d’entreprise ou à l’externe par des organismes gouvernementaux, de réglementation, ou d’application de la loi. Ne nuisez pas ou ne vous soustrayez pas à leurs enquêtes, et ne faites aucune déclaration fausse ou trompeuse. Dirigez les demandes de renseignements venant d’enquêteurs, d’organismes de réglementation et d’auditeurs externes vers les bonnes personnes, en utilisant la liste affichée sur le site du Bureau de l’éthique lorsqu’aucune personne n’est expressément indiquée dans la demande. Ne faites jamais subir de représailles (et ne faites jamais de menaces en ce sens) à quiconque collabore à de telles enquêtes, audits ou examens.

Soyez à l'affût d'infractions possibles à des lois, à des règlements ou aux Principes fondamentaux. Signalez immédiatement vos préoccupations à la personne ou au service approprié.

1. Respectez toujours les normes éthiques élevées de BMO. Si vous apprenez quoi que ce soit qui puisse contrevenir aux Principes fondamentaux, à des politiques de BMO, à des lois ou à des règlements, vous devez le signaler. Si vous êtes un directeur, prenez au sérieux toute préoccupation dont on vous a fait part. Ne faites jamais sentir à quiconque qu'il n'aurait pas dû vous fait part d'une préoccupation.
2. Pour faire part d'une préoccupation, demandez conseil à votre directeur ou au service de la conformité, ou consultez la liste des ressources clés sur le site des Principes fondamentaux. Signalez à la direction ou au service approprié les préoccupations relatives à la comptabilité, au contrôle interne à l'égard de l'information financière et à la vérification.
3. Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont votre préoccupation a été traitée, communiquez avec l'ombudsman de BMO, une personne impartiale et indépendante qui est chargée de régler équitablement et rapidement les cas qui lui sont confiés. Le chef de la direction, le chef des finances, le comptable en chef et d'autres personnes exerçant des fonctions semblables au sein de l'organisation doivent faire part de leurs préoccupations au président du Comité de vérification.
4. Nous protégeons des représailles toute personne qui fait part de préoccupations légitimes touchant les Principes fondamentaux.

Ne divulguez jamais de renseignements non publics et confidentiels, y compris des renseignements non publics concernant nos clients, nos fournisseurs et nos employés. Protégez nos systèmes et nos autres biens contre toute utilisation inappropriée.

Protection de l'information

1. Protégez les renseignements confidentiels de nos clients, de nos fournisseurs et de vos collègues (anciens, présents et éventuels). Un renseignement confidentiel se définit comme tout renseignement qui n’est pas public. Respectez toutes les lois qui restreignent l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements confidentiels, de même que l’accès à ceux‐ci.
2. Respectez les exigences suivantes :
   • Protection des renseignements personnels – Obéissez aux lois sur la vie privée et aux politiques de BMO concernant les renseignements personnels de ses clients et de ses employés. En cas de doute, demandez l’avis d’un directeur ou d’une personne appropriée dont les coordonnées sont indiquées sur le site du Bureau de l’éthique avant de communiquer tout renseignement personnel.
   • Utilisation et divulgation de renseignements sur les clients et les employés – N’utilisez ces renseignements et ne les communiquez à d’autres personnes que pour les opérations ou les besoins précis pour lesquels ils ont été fournis ou obtenus. Ne les divulguez pas sans le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’exige. Respectez la politique de BMO concernant l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels des clients et des employés. En cas de doute, demandez l’avis d’un directeur ou d’une personne appropriée dont les coordonnées sont indiquées sur le site du Bureau de l’éthique avant de divulguer tout renseignement.
   • Accès aux renseignements sur les clients et les employés –N’accédez à des renseignements sur les employés se trouvant dans les systèmes informatiques ou sur d’autres supports que pour des motifs professionnels valables. Faites en sorte que les renseignements sur les clients et les employés demeurent strictement confidentiels et ne soient utilisés ou divulgués que selon ce qui est permis par nos politiques et méthodes.
   • Divulgation de renseignements propres à BMO – Ne divulguez pas de renseignements non publics à quiconque, sauf dans les cas autorisés par notre politique en matière de communication de l’information. Nous avons des porte-parole autorisés qui se chargent de la diffusion à l’externe des informations importantes nous concernant. Demandez à ces personnes de répondre à toute demande, y compris les demandes provenant des investisseurs ou des médias. Les porte-parole autorisés doivent s’assurer que les renseignements propres à BMO qui sont communiqués au public sont complets, justes, actuels, concrets, exacts, compréhensibles, objectifs, pertinents, largement diffusés et conformes aux exigences juridiques et à la politique de BMO en matière de communication de l’information. Communiquez à BMO tout fait nouveau ou changement pouvant raisonnablement être considéré comme important, en suivant le processus de transmission à l’échelon supérieur établi dans la politique de BMO en matière de communication de l’information.
   • Sécurité de l'information – Soyez à l’affût des menaces externes touchant la sécurité de l’information qui nous est confiée; évitez de prendre tout risque qui pourrait compromettre la sécurité de cette information. Respectez la politique de BMO sur la protection de l’information lorsque vous faites affaire avec les médias, y compris les sites de réseautage social.
   • Gestion de l'information – Conformez‐vous aux politiques de BMO afin de garantir que les dossiers, les données et les renseignements que nous détenons, créons, recueillons, utilisons et gérons sont exacts, complets et conservés de façon appropriée, quel qu’en soit le support. À cette fin, vous devez notamment :
     • connaître la durée de conservation des documents, surtout ceux qui sont susceptibles d’être utilisés dans le cadre d’une enquête, d’un audit, d’un examen réglementaire ou d’une poursuite en cours ou probable;
     • savoir que d’autres personnes peuvent examiner les enregistrements que vous créez, y compris vos courriels.

Nous pouvons surveiller les systèmes et les logiciels qui conservent et transmettent l’information (serveurs, réseaux, courrier électronique, etc.), ainsi que les appareils mobiles personnels dont l’utilisation a été approuvée pour l’exercice de vos fonctions, afin de nous assurer que les renseignements confidentiels sont protégés et traités conformément aux exigences légales et aux Principes fondamentaux.

Protection des systèmes et des autres biens

3. Protégez les systèmes et les autres biens de BMO et ceux de nos fournisseurs contre toute utilisation inappropriée, et respectez les droits de propriété intellectuelle et autres droits de propriété.
4. Utilisez les biens de BMO (comme les téléphones, la messagerie vocale, les télécopieurs, les réseaux informatiques, le courriel, la messagerie instantanée, la messagerie texte et les dispositifs d’accès à distance) seulement pour des motifs professionnels valables. L’utilisation personnelle de ces biens doit être raisonnable et conforme à la politique de BMO et aux Principes fondamentaux.
5. N'utilisez pas de biens de BMO pour transmettre, afficher, produire, imprimer, trouver, télécharger ou conserver des communications qui sont discriminatoires, diffamatoires, obscènes, dommageables (comme des virus informatiques), menaçantes ou importunes. N'utilisez pas de documents ne convenant pas au contexte commercial (par exemple, des textes à caractère sexuel ou des chaînes de lettres).
6. Respectez les droits de propriété. Ne reproduisez pas le matériel protégé par droits d’auteur, tels que des logiciels, des imprimés, des enregistrements ou des messages radiotélévisés, y compris sur support numérique, sans l’autorisation écrite des détenteurs des droits d’auteur.

Assurez-vous que vos affaires personnelles et professionnelles n'entrent pas en conflit, de façon réelle ou apparente, avec nos intérêts ou ceux de nos clients ou fournisseurs actuels ou éventuels.

1. Ne laissez pas vos intérêts personnels nuire ou sembler nuire à l'exercice de votre jugement, de votre loyauté, de votre objectivité ou de votre impartialité dans vos rapports avec nous ou avec des clients ou fournisseurs actuels ou éventuels. Soyez à l'affût des conflits potentiels entre les intérêts de BMO et ceux de nos clients et fournisseurs, et faites preuve d'un bon jugement dans ces cas. Si vous avez connaissance d'un conflit d'intérêts réel ou potentiel vous concernant, ou concernant un autre employé ou nous, signalez-le rapidement à la direction. Voici quelques exemples de situations pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts.
   • Abus de pouvoir – N'utilisez pas vos fonctions ou votre lien avec nous pour en tirer profit, pour vous‐même ou pour une autre personne avec qui vous êtes lié, notamment un parent, un associé ou un collègue. N'utilisez pas vos fonctions pour nuire aux intérêts de nos clients. Ne profitez pas du fait que vous avez accès à des renseignements ou à d'autres biens appartenant à BMO pour en tirer personnellement avantage.
   • Cadeaux, divertissements, sommes d'argent et autres avantages – N'offrez pas, ne donnez pas ou n'acceptez pas de cadeaux ou d'autres avantages qui compromettent ou semblent compromettre le jugement ou l'honnêteté professionnelle du destinataire. N'acceptez des cadeaux et des divertissements excédant une certaine valeur que s'ils sont autorisés par la loi et conformes aux normes du secteur. Leur divulgation éventuelle ne doit pas entacher notre réputation ou celle de nos employés ou du destinataire.
   • Activités externes – Avant de vous engager dans des activités externes, qu’il s’agisse d’occuper un deuxième emploi, de diriger votre propre entreprise ou d’accepter un poste d’administrateur, assurez‐vous que cela ne nuit pas à nos intérêts ou à notre réputation, ni à ceux de nos clients. Par exemple, vous ne devez pas nous livrer concurrence. Avant de vous engager dans des activités externes, suivez les procédures d’examen et d’approbation par la direction définies dans la norme générale Conflits d’intérêts et activités externes afin d’éviter tout conflit d’intérêts potentiel. Respectez les règlements qui peuvent restreindre vos activités professionnelles externes ou vous interdire de vous y engager.

Assurez‐vous que votre participation à des activités au sein de la collectivité et à la vie politique ne nuit pas aux intérêts ou à la réputation de BMO.

1. Le principe de l'intégrité personnelle (principe 1) s'applique à la fois à votre vie personnelle et à votre vie professionnelle. Évitez les activités personnelles susceptibles d'entrer en conflit avec les intérêts de BMO ou de nuire à sa réputation. Établissez clairement que nous ne sommes pas associés à vos activités personnelles. Voici quelques exemples :
   • Engagement au sein de la collectivité – BMO et ses employés ont une longue et honorable tradition d'engagement très actif au sein de la collectivité. Dans certains cas, nous pouvons soutenir votre participation à ces activités. Si vous assumez des fonctions à titre de bénévole dans des organismes religieux, éducatifs, culturels, sociaux ou caritatifs ou dans d'autres organismes sans but lucratif, vous devez déceler et résoudre promptement les conflits réels ou potentiels avec les intérêts de BMO que ces fonctions peuvent engendrer (p. ex. si vous siégez au conseil d'administration d'un organisme caritatif qui reçoit des services bancaires de BMO).
   • Engagement politique – Si vous êtes candidat à une élection ou que vous appuyez un candidat ou une cause, établissez clairement que vous le faites à titre personnel, et que vos opinions et affiliations politiques ne lient en rien BMO. Respectez toutes les lois, les restrictions et les interdictions applicables à l'égard des contributions d'entreprises ou de particuliers à des partis, à des candidats ou à des causes politiques ou à des agents officiels.
   • Expression d'opinions personnelles en public – Si vous exprimez des opinions personnelles, établissez clairement que vous ne vous exprimez pas au nom de BMO. Avant d'exprimer des opinions personnelles en public sur des sujets qui peuvent toucher BMO, consultez la direction et, dans certains cas, les Relations médias et relations publiques ou les Communications. Cette directive est particulièrement importante dans le cas des directeurs de succursale et des directeurs régionaux, qui ont une image de porte‐parole auprès du public. Lorsque vous donnez des opinions personnelles dans un forum public, faites preuve de bon sens; ne dites rien qui puisse discréditer BMO ou ses concurrents.
   • Écrits, publications et médias sociaux – Si vous écrivez des livres, des articles ou des lettres, si vous tenez votre propre site Web ou blogue, ou si vous divulguez des renseignements personnels sur le site d'un média social, ne nuisez pas aux intérêts ou à la réputation de BMO. Respectez notre politique sur les médias sociaux et les lois applicables si vous écrivez dans des blogues, des wikis, des forums sur Internet et des réseaux sociaux. Vous devez pour le moins clairement établir que BMO n'est pas associé à cette activité. N'utilisez pas de renseignements sur les clients, de renseignements appartenant à BMO, ni d'éléments de la marque BMO, comme notre nom, notre logo ou tout autre élément considéré comme étant une marque de commerce ou qui est protégé par le droit d'auteur, et n'y faites pas référence, à moins que la direction ne vous en ait donné la permission.

Ne vous livrez pas à des activités de négociation de titres – à des fins personnelles ou professionnelles – qui portent atteinte ou nuisent à l'intégrité des marchés. N'utilisez pas de renseignements d'initiés.

1. N’effectuez pas d’opérations de négociation de titres en vous fondant sur des renseignements non publics importants. Ne divulguez pas de tels renseignements à d’autres personnes. L’utilisation de renseignements non publics importants pour effectuer des opérations sur des titres (y compris les titres de BMO) contrevient à la loi et aux Principes fondamentaux. Des renseignements non publics importants sont des renseignements dont la divulgation publique serait raisonnablement susceptible d’avoir un effet important sur la valeur de marché des titres de l’entreprise en question.
2. Ne diffusez pas de fausses rumeurs en vue de manipuler le cours d'un titre ou de pratiquer l'opportunisme de marché à l'égard de parts de fonds d'investissement.